É extremamente comum empresas e até mesmo grandes corporações utilizarem planilhas para controlar suas contas, seu fluxo de caixa e realizar a gestão da empresa. Muitos gerentes e diretores consideram as planilhas uma forma simples e confiável para realizar o gerenciamento dos dados da empresa, o que, muitas vezes, pode ser um equívoco.

Controles feitos por meio do Excel podem conter erros, prejudicando os ganhos e atrapalhando que algumas metas sejam alcançadas tanto em curto quanto em longo prazo.

Vamos apresentar neste post 5 motivos pelos quais o uso de planilhas na gestão de negócios e empresas pode ser improdutivo e, por isso, deve ser evitado. Confira!

1. Baixa confiabilidade no uso de planilhas na gestão

Por mais que as planilhas pareçam seguras, elas não são totalmente confiáveis. Caso ocorra algum problema no computador ou na rede em que a planilha está salva, os dados podem ser corrompidos, comprometendo todas as informações da empresa.

Por isso, visando evitar este tipo de problemas, as organizações devem utilizar sistemas de gestão que garantam a confiabilidade e o controle de todas as informações inseridas.

2. Falta de praticidade

Geralmente, as planilhas só podem ser acessadas diretamente no computador em que estão salvas, o que faz delas muito pouco práticas e muitas vezes acabam dificultando as ações rápidas e de curto prazo na empresa.

As exceções são as planilhas salvas na rede da empresa ou as online que aumentam a praticidade, mas que acabam incidindo no abordado anteriormente — a baixa confiabilidade.

3. Dificuldade de conferir a veracidade das informações

Como as planilhas podem ser acessadas por qualquer pessoa, dados incorretos podem ser inseridos e, além disso, elas estão muito susceptíveis a erros. Dessa forma, a veracidade das informações, dos cálculos e dos gráficos da planilha podem ser comprometidos.

Lembre-se que dados incorretos na hora da gestão podem interferir bastante no balanço da empresa e até mesmo nos lucros.

4. Falta de possibilidade de integração de dados

O uso de planilhas na gestão de empresas deve ser descartado simplesmente pelo fato de não possibilitarem a integração de dados. O Excel não permite acessar diversas fontes de dados ou planilhas diferentes, o que impossibilita os gestores de conferirem dados de outros setores e buscarem informações em outro banco de dados.

Utilizar um software na empresa permite acessar informações de todos os setores da empresa e acompanhar todas as movimentações e transações em tempo real o que não pode ser feito por meio do uso de planilhas.

5. Impossibilidade de gerenciamento

Por mais que alguns gestores considerem as planilhas extremamente úteis para o controle de dados e de informações, todos sabem que a empresa precisa muito mais do que isso. Um negócio não carece somente do controle de informações; é fundamental gerenciar todo o negócio e todas as atividades, o que não é possível por meio do Excel.

Um correto gerenciamento deve ser feito por um sistema confiável que possibilite o armazenamento de dados e de controle de informações, acompanhamento do fluxo de caixa, gerenciamento de estoque, emissão de notas e relatórios. Obviamente, tudo isso não pode ser realizado por uma planilha, tornando fundamental o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

Para garantir a confiabilidade e a veracidade dos dados, facilitar as operações e, principalmente, conseguir realizar uma gestão completa dos dados da empresa, é fundamental a utilização de um sistema de gestão integrado.